ΔΡΑΣΗ F.1: Εσωτερική αξιολόγηση, αξιολόγηση δεικτών απόδοσης, έκθεση ελέγχου

Η Δράση αποσκοπεί στην παρακολούθηση της υλοποίησης του έργου σύμφωνα με τους δείκτες επίτευξης που ορίζονται για κάθε Δράση. Για να διασφαλιστεί η ορθή υλοποίηση του Έργου, η σύνδεση μεταξύ των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων και των αναμενόμενων αποτελεσμάτων ελέγχεται τακτικά σύμφωνα με ένα σύνολο τριών υποδράσεων:

F1α. Εσωτερική αξιολόγηση

Αυτή η υποδράση είναι απαραίτητη για την αξιολόγηση της αποδοτικότητας, της αποτελεσματικότητας, της συνέπειας και της εφαρμογής των δράσεων του έργου, ώστε ο Συντονιστής του έργου να μπορεί να έχει μια επικαιροποιημένη άποψη για την απόδοση του έργου και να εξετάζει διορθωτικές ενέργειες για να διασφαλίσει την πλήρη επίτευξη των αποτελεσμάτων του έργου. Είναι επίσης απαραίτητο να ακολουθηθούν και να τηρηθούν οι διατάξεις που αναφέρονται στη συμφωνία επιχορήγησης που έχει υπογραφεί με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Η παρακολούθηση πραγματοποιείται μέσω περιοδικών επαφών με τους Δικαιούχους του έργου μέσω συναντήσεων/βιντεοδιασκέψεων. Κάθε χρόνο, συντάσσεται μία συνοπτική έκθεση (στα ελληνικά, στα ιταλικά και στα αγγλικά) για να αναφερθεί η πρόοδος των δραστηριοτήτων. Στην αρχή του έργου ορίζονται τεχνικοί και διαχειριστικοί δείκτες για την υποστήριξη της παρακολούθησης: α) το ποσοστό υλοποίησης των δράσεων, β) τα ορόσημα, γ) τα παραδοτέα και δ) οι δαπάνες. Σύμφωνα με τη μεθοδολογία του Λογικού Πλαισίου, η παρακολούθηση αφορά επίσης: α) προτεινόμενους στόχους έναντι επιτευγμάτων και δραστηριοτήτων, β) προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα έναντι πραγματικού, γ) προβλεπόμενα ορόσημα και παραδοτέα έναντι επιτευγμένων, δ) προσδιορισμό της κρισιμότητας του έργου και προτάσεις για την αντιμετώπισή τους, ε) τεχνική και επιστημονική αξιολόγηση του έργου, στ) δημοσιονομικές και διαχειριστικές πτυχές, ζ) βελτιώσεις της αποτελεσματικότητας του έργου.

F1β. Αξιολόγηση του δείκτη επιδόσεων

Ο Διαχειριστής του Έργου, σε συνεργασία με τον Συντονιστή του Έργου, υποβάλλει εκθέσεις σχετικά με τις εκροές και τον αντίκτυπο του έργου, λαμβάνοντας υπόψη τους δείκτες επιδόσεων LIFE. Οι δείκτες αυτοί συμβάλλουν στην αξιολόγηση της επίδρασης του έργου στους στοχευμένους οικοτόπους προτεραιότητας. Κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του Έργου, οι δείκτες αυτοί θα επανεξεταστούν αρκετές φορές και θα τροποποιηθούν ανάλογα με τον αντίκτυπο των προτεινόμενων λύσεων, ώστε να ισχύουν για τα έτη μετά το τέλος του Έργου.

F1γ. Έκθεση ελέγχου

Στο τέλος του Έργου, οι πραγματοποιηθείσες δαπάνες θα πιστοποιούνται από εξωτερικό και ανεξάρτητο ελεγκτή. Θα συνταχθεί έκθεση ελέγχου σύμφωνα με το πλαίσιο που παρέχει το LIFE.  Κάθε εταίρος είναι υπεύθυνος για τα έξοδά του μέσω του διοικητικού του υπαλλήλου. Ο Συντονιστής του Έργου και ο Διοικητικός Υπάλληλος του Συντονιστή Δικαιούχου θα εποπτεύουν και θα βοηθούν τους Δικαιούχους σε αυτό το θέμα (βλ. F2). Μια εξωτερική υπηρεσία θα βοηθήσει τον Συντονιστή Δικαιούχο. Θα είναι υπεύθυνη για την ανάπτυξη εκθέσεων παρακολούθησης σε τεχνικό και οικονομικό επίπεδο, για την πιστοποίηση των δαπανών και για την ανάπτυξη της Έκθεσης Ελέγχου.

Υπεύθυνος για την υλοποίηση:

Η ΕΕΠΦ είναι υπεύθυνη για την παρούσα δράση. Διαθέτει τις ακόλουθες τρεις θέσεις για τη διαχείριση και το συντονισμό:

1. α) Τον Υπεύθυνο Έργου, ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για το συντονισμό της υλοποίησης όλων των δραστηριοτήτων, την παρακολούθηση της υλοποίησης του έργου, τη διασφάλιση της προετοιμασίας και της υποβολής των τεχνικών εκθέσεων, την υποστήριξη της οικονομικής διαχείρισης και την επικοινωνία μεταξύ των Δικαιούχων.
2. β) Ο Συντονιστής του Έργου, ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για το συντονισμό της επικοινωνίας μεταξύ των Δικαιούχων, την εποπτεία του συντονισμού όλων των δραστηριοτήτων, την παρακολούθηση της υλοποίησης του Έργου και την εποπτεία της προετοιμασίας και υποβολής των τεχνικών εκθέσεων. Βρίσκεται σε συνεχή επαφή με τον Υπεύθυνο Έργου για την επιτυχή υλοποίηση των δράσεων.
3. γ) Ο Διοικητικός Υπάλληλος, ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για την τήρηση των βιβλίων, τη σύνταξη των οικονομικών εκθέσεων και τη λογοδοσία του έργου, και μαζί με τον Συντονιστή του Έργου, θα εποπτεύει και θα επικουρεί όλους τους διοικητικούς υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για κάθε Δικαιούχο.

Επιπλέον, ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου της ΕΕΠΦ, ο οποίος συμμετείχε στην προετοιμασία και την υποβολή της πρότασης, διαθέτει σημαντική εμπειρία σε διοικητικά θέματα και θα βοηθήσει το διοικητικό συμβούλιο του έργου να διασφαλίσει την πρόοδο του έργου. Θα είναι επίσης υπεύθυνος για την επικοινωνία με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Ο εξωτερικός ελεγκτής θα ανατεθεί με υπεργολαβία. Θα επιλεγεί με βάση την καλύτερη σχέση ποιότητας-τιμής και ακολουθώντας τις συνήθως ισχύουσες διαδικασίες διαγωνισμού. Ο υπεργολάβος θα α) βοηθήσει τον Συντονιστή Δικαιούχο να καταρτίσει εκθέσεις παρακολούθησης σε τεχνικό και οικονομικό επίπεδο, β) θα είναι υπεύθυνος για την πιστοποίηση των δαπανών και γ) θα είναι υπεύθυνος για την κατάρτιση της Έκθεσης Ελέγχου. Όλοι οι Δικαιούχοι θα παρέχουν πληροφορίες στον υπεργολάβο. Ο Συντονιστής Δικαιούχος παραμένει πλήρως υπεύθυνος για τις εργασίες που εκτελούνται.

ΔΡΑΣΗ F.2: Διαχείριση έργου

Η Δράση είναι απαραίτητη για τη διαχείριση του Έργου ώστε α) να προσδιοριστούν οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες σε τεχνικό, επιστημονικό και διοικητικό επίπεδο, β) να διασφαλιστεί η συνεργασία μεταξύ των Δικαιούχων, γ) να αντιμετωπιστούν ξαφνικά και απροσδόκητα προβλήματα, δ) να προσδιοριστούν οι επόπτες για την επαλήθευση και επικύρωση των εκθέσεων και των πληροφοριών, ε) να προσδιοριστεί ο υπεύθυνος για την οικονομική διαχείριση, στ) να προσδιοριστεί ο υπεύθυνος για τη διατήρηση των σχέσεων με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ζ) να προσδιοριστεί ο Yπεύθυνος για το Σχέδιο Επικοινωνίας μετά τη ζωή (Δράση Ε2) και το Σχέδιο Διατήρησης μετά τη ζωή.

Η ΕΕΠΦ είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση του έργου καθ' όλη τη διάρκεια ζωής του Έργου σε τεχνικό, οικονομικό και διοικητικό επίπεδο. Ως Συντονιστής, η ΕΕΠΦ είναι νομικά και οικονομικά υπεύθυνη για τις δράσεις του Έργου καθ' όλη τη διάρκεια υλοποίησης. Το εσωτερικό προσωπικό έχει οριστεί για το έργο μέσω επιστολών ανάθεσης ως εξής: ένας Συντονιστής Έργου, ένας Διαχειριστής Έργου, μια Τεχνική και Επιστημονική Επιτροπή και μια Επιτροπή Υλοποίησης που ορίζονται στην αρχή του έργου.

Συντονιστής Έργου (ΣΕ): Χρήστος Γεωργιάδης. Ενεργεί ως τεχνικός και επιστημονικός συντονιστής του Έργου α) ως πρόσωπο αναφοράς για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και β) συντονίζει τη ροή πληροφοριών μεταξύ των Δικαιούχων και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Μαζί με τον Διαχειριστή του Έργου, ο ΣΕ είναι υπεύθυνος για α) την ορθή εφαρμογή της Κοινής Διάταξης, β) το συντονισμό των δραστηριοτήτων του Έργου, γ) την υποβολή προτάσεων για διορθωτικές ενέργειες ώστε να διασφαλιστεί η πλήρης επίτευξη των αποτελεσμάτων του Έργου.

Διαχειριστής Έργου (ΔΕ): Vito Emanuele Cambria. Επιλέχθηκε με βάση την προηγούμενη εμπειρία του στην υλοποίηση έργων LIFE και μη-LIFE, καθώς και τη γνώση των χρηματοδοτικών προγραμμάτων της ΕΕ. Εργάζεται σε στενή σχέση με τον Συντονιστή του Έργου α) για το συντονισμό της υλοποίησης των δραστηριοτήτων, β) για την παρακολούθηση της υλοποίησης του Έργου (περιοδική παρακολούθηση της προόδου που έχει επιτευχθεί - παρακολούθηση της έγκαιρης παράδοσης των παραδοτέων - οργάνωση των συνεδριάσεων του Έργου και κατάρτιση πρακτικών- κατάρτιση εσωτερικών εκθέσεων προόδου - εσωτερική επικοινωνία, υποστήριξη των Συνδεδεμένων Δικαιούχων), γ) για την υποστήριξη της εκπόνησης της τεχνικής υποστήριξης (καθορισμός συμφωνιών με τους Δικαιούχους - συλλογή και προετοιμασία τεχνικών εγγράφων), δ) για την υποστήριξη της οικονομικής διαχείρισης (χρηματοοικονομικές αναφορές- υποστήριξη ελεγκτικών διαδικασιών, ε) για την παρακολούθηση των Δράσεων Επικοινωνίας και στ) για την εκπόνηση των εκθέσεων δραστηριοτήτων.

Τεχνική και Επιστημονική Επιτροπή (ΤΕΕ): προεδρεύεται από τον Συντονιστή του Έργου. Κάθε Δικαιούχος θα συμμετέχει με έναν εσωτερικό εισηγητή. Η ΤΕΕ α) αναπτύσσει και επικυρώνει το λεπτομερές σχέδιο δραστηριοτήτων (Α1), β) ελέγχει την εφαρμογή όλων των δράσεων και τις επιπτώσεις τους στα οικοσυστήματα, γ) ελέγχει και επικυρώνει τα παραδοτέα του Έργου, δ) είναι υπεύθυνη για την ανάπτυξη εκθέσεων και την αντιμετώπιση προβλημάτων και σχετικών λύσεων, ε) εφαρμόζει σχέδια και διορθωτικές ενέργειες (αν χρειαστεί): στ) επικυρώνει τις εκθέσεις προόδου και τις τελικές εκθέσεις του Έργου, ζ) αναθεωρεί και επικυρώνει τις τεχνικές εκθέσεις που θα αποσταλούν στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή, η) επικυρώνει όλες τις επιστημονικές πληροφορίες πριν διατεθούν, θ) αναπτύσσει το σχέδιο επικοινωνίας μετά τη ζωή και το σχέδιο διατήρησης μετά τη ζωή.

Εκτελεστική Επιτροπή (ΕΕ): προεδρεύεται από τον Διαχειριστή του Έργου και αποτελείται από: δύο ειδικούς επικοινωνίας (υπεύθυνοι για τη Δράση Επικοινωνίας στην Ελλάδα και την Ιταλία) (E2), έναν διοικητικό υπάλληλο της ΕΕΠΦ (F1), ο Διευθυντής του NAPA.

Συναντήσεις του Έργου: ο Διαχειριστής του Έργου οργανώνει περιοδικές συναντήσεις μεταξύ των εταίρων με τη χρήση τηλεδιασκέψεων ή δια ζώσης συναντήσεων. Μετά από κάθε συνάντηση, συντάσσεται μία έκθεση (πρακτικό), η οποία κοινοποιείται στους Δικαιούχους και διατίθεται στον δικτυακό τόπο του Έργου.

Λογιστικό σύστημα: οι Δικαιούχοι αποστέλλουν οικονομικές και τεχνικές εκθέσεις στον Διαχειριστή του Έργου. Τα έγγραφα επαληθεύονται πριν υποβληθούν στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Όλοι οι εταίροι θα υιοθετήσουν ένα αναλυτικό λογιστικό σύστημα.

Εσωτερική επικοινωνία: θα διασφαλιστεί με τη χρήση διαφόρων εργαλείων: ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κλήσεις, συναντήσεις κ.λπ. Για να εξασφαλιστεί η ορθή Διαχείριση του Έργου, ένα ειδικό διαδικτυακό εργαλείο Διαχείρισης του Έργου ενσωματώνεται στην ιστοσελίδα του Έργου. Το εργαλείο αυτό είναι περιορισμένο στους εταίρους του Έργου.

Υπεύθυνος για την υλοποίηση:

Η ΕΕΠΦ είναι υπεύθυνη για τη Διαχείριση και το συντονισμό του Έργου καθ' όλη τη διάρκεια του Έργου σε τεχνικό, οικονομικό και διοικητικό επίπεδο.

ΔΡΑΣΗ F.3: Διατήρηση ενδιαιτημάτων και ειδών μετά τη ζωή

Σκοπός της Δράσης αυτής είναι η εκπόνηση ενός Σχεδίου Διατήρησης των οικοτόπων και των ειδών-στόχων μετά τη λήξη της ζωής. Θα υλοποιηθεί κατά το τελευταίο έτος του Έργου. Το σχέδιο θα περιλαμβάνει λεπτομερείς προδιαγραφές για την παρακολούθηση και τη διαχείριση των οικοτόπων και ειδών-στόχων μετά τη λήξη της ζωής τους. Τα αποτελέσματα των Δράσεων Α.2, Α.3, Α.4, Α.5 και Α.6, καθώς και των Δράσεων D.1, D.2, D.3 και D.4 θα χρησιμοποιηθούν για να καθοριστούν οι ελάχιστες απαιτήσεις παρακολούθησης και επιχειρησιακής παρακολούθησης για τη διατήρηση των οικοτόπων-στόχων και των ειδών. Τα αποτελέσματα των Δράσεων D και τα εγχειρίδια διαχείρισης που θα παραχθούν από τις Δράσεις C θα χρησιμοποιηθούν για να καθοριστούν οι λεπτομέρειες για το πώς και πότε θα πραγματοποιηθούν οι μακροπρόθεσμες δραστηριότητες διαχείρισης μετά τη λήξη της ζωής. Αναμένεται ότι οι περισσότερες από αυτές τις δραστηριότητες θα αναληφθούν από τη Διαχειριστική Αρχή του Εθνικού Πάρκου Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης και τη Διαχειριστική Αρχή  του Palo Laziale που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση του Δέλτα του Νέστου και του Palo Laziale αντίστοιχα, ωστόσο θα δοθούν περαιτέρω λεπτομέρειες σχετικά με τις διαδικασίες, τους υπεύθυνους και τις μεθόδους χρηματοδότησης.

Υπεύθυνος για την υλοποίηση:

ΕΕΠΦ

Ο Υπεύθυνος Έργου και ο Συντονιστής Έργου σε συνεργασία με όλα τα μέλη της ομάδας Έργου, ιδίως με τον Συνδεδεμένο Δικαιούχο.