AZIONE F.1: Valutazione interna, valutazione degli indicatori di performance, rapporto di audit

L'Azione mira a monitorare l'attuazione del Progetto in base agli indicatori di realizzazione definiti per ogni azione. Per garantire la corretta attuazione del Progetto, la connessione tra le attività pianificate e i risultati attesi viene regolarmente verificata secondo una serie di tre sottoazioni:

F1a. Valutazione interna

Questa sottoazione è necessaria per valutare l'efficienza, l'efficacia, la coerenza e l'attuazione delle azioni del progetto per consentire al Coordinatore del progetto di avere una visione aggiornata delle prestazioni del progetto e di prendere in considerazione azioni correttive per garantire il pieno raggiungimento dei risultati del progetto. È inoltre necessario seguire e rispettare le disposizioni riportate nell'Accordo di sovvenzione firmato con la CE. Il monitoraggio viene effettuato attraverso contatti periodici con i beneficiari del progetto tramite incontri/videoconferenze. Ogni anno viene redatto un rapporto di sintesi (in greco, in italiano e in inglese) per riferire lo stato di avanzamento delle attività. All'inizio del progetto sono stati definiti degli indicatori tecnici e gestionali per supportare il monitoraggio: a) la percentuale di attuazione delle azioni; b) le tappe fondamentali, c) i deliverable e d) le spese. Secondo la metodologia del Quadro Logico, il monitoraggio riguarda anche: a) gli obiettivi proposti VS i risultati e le attività; b) il calendario pianificato VS quello reale; c) le tappe e i risultati previsti VS quelli raggiunti; d) l'identificazione delle criticità del progetto e le proposte per superarle; e) la valutazione tecnica e scientifica del progetto; f) gli aspetti di bilancio e di gestione; g) i miglioramenti dell'efficacia del progetto.

F1b. Valutazione degli indicatori di performance

Il Project Manager, in collaborazione con il Coordinatore del progetto, riferisce sui risultati e sull'impatto del progetto, tenendo conto degli indicatori di performance LIFE. Questi indicatori contribuiscono alla valutazione dell'effetto del progetto sugli habitat prioritari target. Durante l'attuazione del progetto, questi indicatori saranno rivisti più volte e modificati in base all'impatto delle soluzioni proposte per essere validi negli anni successivi alla fine del progetto.

F1c. Rapporto di audit

Alla fine del progetto, le spese sostenute saranno certificate da un revisore esterno e indipendente. Un rapporto di audit sarà sviluppato secondo il quadro fornito da LIFE.  Ogni partner è responsabile delle proprie spese attraverso il proprio impiegato amministrativo. Il Coordinatore del progetto e l'impiegato amministrativo del beneficiario coordinatore supervisioneranno e assisteranno i Beneficiari in questo ambito (vedi F2). Un servizio esterno assisterà il beneficiario coordinatore. Sarà incaricato di elaborare rapporti di monitoraggio a livello tecnico e finanziario, di certificare le spese e di redigere il Rapporto di revisione.

Beneficiario responsabile dell'attuazione:

HSPN è responsabile di questa azione. Impegna le seguenti tre posizioni per la gestione e il coordinamento:

1. Project Manager, che sarà responsabile del coordinamento dell'attuazione di tutte le attività, del monitoraggio dell'attuazione del progetto, della preparazione e della presentazione delle relazioni tecniche, dell'assistenza alla gestione finanziaria e della comunicazione tra i beneficiari.
2. Coordinatore del progetto, che sarà responsabile del coordinamento della comunicazione tra i Beneficiari, della supervisione del coordinamento di tutte le attività, del monitoraggio dell'attuazione del progetto e della supervisione della preparazione e presentazione dei rapporti tecnici. È costantemente in contatto con il Project Manager per garantire il successo dell'attuazione delle azioni.
3. L'Impiegato amministrativo, che sarà responsabile della contabilità, della preparazione dei rapporti finanziari e della rendicontazione del progetto e, insieme al Coordinatore del progetto, supervisionerà e assisterà tutti gli Impiegati amministrativi incaricati per ciascun Beneficiario.

Inoltre, il Presidente del Consiglio di Amministrazione di HSPN, che ha partecipato alla preparazione e alla presentazione della proposta, ha una notevole esperienza in campo amministrativo e assisterà il Consiglio di gestione del progetto per garantirne l'avanzamento. Sarà inoltre responsabile della comunicazione con la CE.

Il revisore esterno sarà subappaltato. Sarà selezionato in base al miglior rapporto qualità-prezzo e seguendo le procedure di gara normalmente applicabili. Il subappaltatore a) assisterà il Beneficiario coordinatore nello sviluppo di rapporti di monitoraggio a livello tecnico e finanziario, b) sarà responsabile della certificazione delle spese e c) sarà responsabile dello sviluppo del Rapporto di revisione. Tutti i Beneficiari forniranno informazioni al subappaltatore. Il Beneficiario coordinatore rimane pienamente responsabile del lavoro svolto.